Het Rode Kruis, dat bestaat uit een beroepsorganisatie van 800 medewerkers en ruim 20.000 vrijwilligers en Ready to Helpers, kreeg al enige tijd signalen dat de interne communicatie haperde. Het zocht versterking van werkplezier, slagkracht en identiteit, en schakelde de hulp in van Overstekend Wild.
Hulp aan mensen in nood. Daar staat het Rode Kruis voor. Dichtbij, als je op blaren loopt bij de Vierdaagse of als je je huis uit moet door een gaslek. Maar ook ver weg. Mensen die dierbaren zijn kwijtgeraakt toen ze op de vlucht sloegen voor geweld in hun dorp, of wiens huis is weggevaagd door een modderstroom. Voor jou en voor hen staat het Rode Kruis klaar. Met het grootste vrijwillige hulpverlenersnetwerk ter wereld is er altijd iemand in de buurt. Om te helpen als dat nodig is.
We onderzochten de behoeften en wensen van vrijwilligers, medewerkers en leidinggevenden, en legden die via story mapping vast in gebruikersverhalen. Daaruit bleek dat de dialoog, samenwerking en waardering beter konden. Er werden veel middelen, digitaal en analoog, en boodschappen door elkaar heen gebruikt. Er was veel top down informatie, werd weinig gesegmenteerd en er waren weinig horizontale verbindingen. Medewerkers en vrijwilligers konden moeilijk hun weg vinden in alle informatie en durfden geen vragen te stellen.
Het transformerende inzicht? Er is één plek nodig waar mensen met elkaar in contact komen – los van de hiërarchie in de organisatie – waar ze dankzij slimme filters simpel de juiste informatie kunnen vinden. Deze plek hoeft niet alle communicatieplatformen te integreren: het moet centrale communicatie stimuleren en het startpunt zijn van het gesprek en van meedoen.
Daarop ontwierpen we een intuïtief digitaal ecosysteem, visueel en deels gamified, ter ondersteuning van de interne communicatie. Dit ecosysteem kan over de bestaande ICT-systemen heen gebruikt worden. We maakten het ontwerp tijdens een Creathon met een brede groep medewerkers en vrijwilligers. We faciliteerden de werkmethodes visueel en digitaal: a smarter way of working. Het ontwerp is momenteel klaar voor implementatie: functionaliteit, beeld en aanpak.